Cela fait plusieurs années déjà, que la Ville de Saint-Ghislain, dans le cadre de son Projet de Ville, associe l'ensemble du personnel communal en vue d'améliorer les contacts entre les citoyens et l'administration communale.

Le Projet de Service élaboré à cet effet sert de guide et de cadre de référence qui permet de situer le travail de chaque membre de l'administration. Pour rappel, une Charte de Mission et des valeurs-clé ont été établies, des formations régulières mises en place (qualité, accueil, connaissance de l'administration,...), des outils de communication élaborés (messagerie électronique interne, intranet, ...). Mais cela ne suffit pas !

En 2005, la Ville a entamé une démarche Qualité basée sur le Cadre d'Auto-évaluation des Fonctions publiques (CAF).

Un état des lieux a été effectué et depuis, des plans d'actions d'amélioration sont en cours de réalisation :

• le plan d'actions prioritaires, commun à tous les services, qui vise à améliorer le fonctionnement général de l'administration
• les plans d'actions spécifiques à chaque service, destinés à améliorer le fonctionnement interne des services.

Applications concrètes :

• Création d’un groupe de travail « équipe qualité »

• Instauration de procédures pour la gestion de dossiers transversaux, l’amélioration de la communication interne, le développement de réflexes de gestion

• Création d’un Intranet communal

• Mise en place d’un service « gestion des plaintes »

• Création d’un groupe de travail « développement durable »

• Amélioration des modalités de location de salles et de prêt de matériel

• Communication systématique sur les travaux dans l’Entité

• Réorganisation des services Etat civil et Population en fonction d’un « frontoffice » et d’un « backoffice » favorisant la polyvalence des agents

• Missions de proximité dans les quartiers pour les gardiens de la paix

• Etc.